Open Agenda

Kyseessä on Valtionvarainministeriön tukema hanke: ”kunnan päätöksenteon ja sitä tukevien prosessien digitalisaatioon, hallinnon ja kuntademokratian digitalisaatioon sekä etätyökäytäntöjen ja digitaalisten palveluiden kehittämiseen”.
Hankkeen toteuttajana toimii Iin kunnan toimeksiannolla Iin Micropolis Oy ja osatoteuttajina Lapinjärven kunnan lisäksi Tuusula, Pietarsaari ja Inari. Mukana myös PROTO – Pohjois-Suomen muotoilijat ry.

 

Hankkeen toteutusaika on 1.1. 2021 – 31.10. 2022

Hankkeen kokonaisbudjetti on 616 900 euroa, josta valtion rahoitusosuus 524 300 € (85 %)  ja kunnat 92 535 €. Lapinjärven kunnan osuus on 18 200 € joka toteutetaan omarahoitusosuutena, työajansiirtona.

Hankkeen tavoite
• Löytää kuntien arkipäivään syvempiä digitalisaatiota ja osallisuutta hyödyntäviä tapoja, jotka ovat formaaleja, tietyin väliajoin toistuvia ja hankkeen jälkeen kaikkien Suomen kuntien omaksuttavissa.
Palveluprosessien uudistamiseen haetaan laatua ja vaikuttavuutta hyödyntäen parempaa kokonaisymmärrystä kuntalaisten arjesta. Kokonaisymmärrys muodostetaan designin, datan ja deliberaation pohjalta.
• Tavoitteena on, että digitaaliset palvelulupaukset ja -tarjoukset ovat merkittävä osa mukana olevien kuntien seuraavaan kuntastrategian valmistelua ja täten vaikuttavat suoraan kunnan pitkän tähtäimen digitalisaatiotavoitteisiin ja konkreettisesti siihen miten palveluita digitalisoidaan, yhdessä kuntalaisten ja viranhaltijoiden kanssa vahvassa yhteistyössä.

#asukkaat #fasilitointi #muotoilu #deliberaatio #digitalisointi #avoindata #yhdessä

Lapinjärven osaprojekti
• Kehitettävä kohde/kohteet asukkailta keväällä 2022
• Hankkeessa laaditaan kuntalaisbarometri (kevät 2022) ja bootcampit.
Apuna bootcamp-prosessissa digitaalisten palvelujen asiantuntija (ostopalvelu), joka vastaa näiden kokeilujen opeista kuntalaisten laatimien digitaalisten palvelulupausten (1 kpl) ja palvelutarjousten (1 kpl) toimeenpanosta hyödyntäen mahdollisuuksien mukaan avointa tuotteiden hallintamallia. Osallistujakuntien keskinäinen workshop järjestetään 6 kk välein.
• Projektikoordinaattoreina Elinkeinosihteeri ja IT-vastaava, ohjausryhmässä kunnanjohtaja. Ostopalveluna hankittava digitaalisten palvelujen asiantuntija vastaa kokeilujen opeista sekä kuntalaisten laatimien digitaalisten palvelulupausten ja palvelutarjousten toimeenpanosta hyödyntäen mahdollisuuksien mukaan avointa tuotteiden hallintamallia.
• Hyväksyttäviä kustannuksia ovat henkilöstö-, matka- ja toimitilakustannukset sekä tutkimuksen, tietämyksen sekä konsultoinnin ja vastaavien palveluiden kustannukset, kun niitä on käytetty yksinoman hanketta varten + materiaalit/tarvikkeet
•  Iin kunta tilittää kullekin osatoteuttajalle rahoituspäätöksen mukaisesti näille kuuluvat, rahoittajan hyväksymät rahoitusosuudet mahdollisimman pian avustuksen saapumisesta. Tukikelvottomista kustannuksista vastaa se sopijapuoli, jossa kustannus on aiheutunut.

Hankkeen tuotokset
• Digitaalisten palvelulupausten ja palvelutarjousten kiteyttämiseen johtava prosessi on keskeisin osa hankkeen toteutusta.
• Siihen kuuluu kolme uudenlaista ja monistettavissa olevaa toimenpidettä, jotka ovat:
1. digitaalisen kuntalaisbarometrin luominen ja sen hyödyntäminen,
2. avoimen oppimisympäristön hyödyntäminen kuntalaisten arkeen liittyvien haasteiden analysoinnissa ja niihin liittyvien ratkaisujen löytämisessä sekä
3. varsinaiset bootcampit, joissa kuntalaisten arkeen liittyvistä haasteista opitaan lisää, jatkojalostaen nämä opit digitaalisiksi palvelulupauksiksi / -tarjouksiksi.

Toteutus
Toimenpide 1: Kuntalaisbarometri
• Kuntalaisbarometria hyödynnetään kaikissa suomalaisissa kunnissa hahmottamaan kuntalaisten mielipidettä ja sen muutoksia. Sen kautta saatavaa hahmotelmaa kuntalaisten mielipiteestä käytetään eri palvelualojen toimintasuunnitelmien työvälineenä ja erityisesti kuntastrategian laatimisessa.
• Open Agenda -hankkeen tavoitteena on saada yksityiset kehittäjät ja yritykset kiinnostumaan haastekilpailun avulla kuntalaisbarometrin kehittämisestä (tuodaan esille liiketoimintapotentiaali sekä tarjotaan ensimmäiset referenssikohteet) ja saada heidät kehittämään haastekilpailun tuen (5.000€/vaihe) avulla ensimmäinen versio uudenlaisesta digitaalisesta työkalusta kuntalaismielipiteen hahmottamiseen. Ajatuksena on, että barometri perustuisi yhteisille kysymyksille, mutta osa siitä olisi räätälöitävissä kunkin kunnan erityistarpeisiin sopiviksi.
• Tämä tieto avataan myös valtakunnallisesti kaikkien muiden kuntien
hyödynnettäväksi. Hankkeen aikana kuntalaisbarometrille luodaan elinkaarimalli, jossa päätetään se, kuka ottaa vastuun palvelun ylläpidosta ja kehittämisestä (hankkeen päätyttyä avoimen tuotteen hallintamallilla tai sopimuksella yksityisen palveluntarjoajan kanssa).

Toimenpide 2: MOOC eli avoin oppimisympäristö
• Barometrin avulla hahmoteltavien haasteiden määrittelyyn otetaan mukaan myös valtakunnallisesti merkittäviä demokratian ja kuntasektorin palvelujen kehittämisen asiantuntijoita. Tässä tavoitteena on löytää haasteiden ratkaisuun tarvittavaa asiantuntemusta ja yhtä aikaa houkutella kaikki osallisuudesta ja digitaalisten palvelujen kehittämisestä kiinnostuneet kunnat kehittämistyön äärelle. Hanke jäljentää avoimesti kaiken oppimansa omaksuttavassa muodossa tähän oppimis-ympäristöön, joten sen aikana synnytetty tieto ja ymmärrys on kaikkien suomalaisten kuntien hyödynnettävissä hankkeen aikana ja sen jälkeen.
• Jotta edellä määritellyssä tavoitteessa onnistuttaisiin, kuntalaisten arjen haasteiden ympärille luodaan hankkeessa avoin oppimisympäristö. Oppimisympäristöön ostetaan sisältöä demokratia ja kuntasektorin kehittämisen asiantuntijoilta eli tutkijoilta, yrityselämästä, kuntasektorilta niin viranhaltijoilta, poliitikoilta kuin myös kuntalaisilta (kokemusasiantuntijan rooli). Asiantuntevasta sisällöntuotannosta ja sen julkaisusta omissa kanavissa maksetaan korvaus.
• Avoimen oppimisympäristön tarkoituksena on rakentaa hankkeen toimenpiteiden ympärille mielenkiintoa sekä valtakunnallisella että paikallisella tasolla. Huomiota voidaan rakentaa myös kilpailuilla, esimerkiksi kuntalaisbarometrien synnyttämästä datasta voidaan järjestää valtakunnallinen hackathon/ideakilpailu, jossa palkitaan parhaat ideat ja niiden avaajat oppimisympäristön julkaisupalkkiolla. Kilpailun avulla houkutellaan mukaan toimijoita, jotka eivät perinteisesti ole kehittäneet
kuntasektoria. Perinteisesti joustamattomaksi mielletyn kuntasektorin ja vapaan kentän toimijoiden (startupit, demokratiavaikuttajat ja koodarit) törmäyttämisestä uskotaan syntyvän merkittäviä uusia avauksia.

Toimenpide 3: Bootcamp
• Hankkeen aikana Lapinjärvellä toteutetaan vähintään yksi bootcamp-kokonaisuus, joka sisältää suunnitteluvaiheen työskentelyn kuntalaisten kanssa, varsinaisen kokeilun toteutuksen sekä kokeilun oppeja jatkojalostavan työpajan, jossa kunnan asukkaat kiteyttävät heille tärkeän digitaalisen palvelutarjouksen tai -lupauksen. Tämä toteutetaan viranhaltijoiden asettamien ehtojen rajoissa ja heidän ammattitaitoa hyödyntäen.